Tipps für den Umgang mit Assistenten

bzw. wie arbeite ich produktiv mit meinem Assistenten zusammen?

virtueller assistentWichtig ist die Einarbeitung. Je genauer der Auftraggeber seine Wünsche vermittelt, desto besser wird der VPA in der Lage sein, die angeforderten Aufgaben auszuführen. Das ist nicht nur für die reibungslose Zusammenarbeit wichtig, sondern letztlich auch ein Kostenfaktor. Je mehr Informationen einem VPA zur Verfügung gestellt werden, desto zielgenauer und kurzfristiger kann er die Aufgaben seines Auftraggebers ausführen und die Ansprüche umsetzen.

„Buchen Sie mir mal in London ein anständiges Hotelzimmer“, ist alles andere als eine genaue Formulierung und gibt dem VPA keine Hinweise und Möglichkeiten, um den Auftrag zur Zufriedenheit auszuführen. Ein anständiges Hotelzimmer ist keine Angabe auf die Ausstattung, die Lage oder den Kostenrahmen. Missverständnisse sind so vorprogrammiert. Die ersten Gespräche bei der Kontaktaufnahme sollten deshalb genutzt werden, um dem VPA ein Bild zu vermitteln, über die Ansprüche des Auftraggebers, seine bevorzugten Standards und auch über spezielle Vorstellungen hinsichtlich der Art der Ausführung seiner Anliegen. Ein VPA, der seinen Auftraggeber gut genug kennengelernt hat, ist dann eventuell später sogar in der Lage, genau einzuschätzen, was mit einem „anständigen Hotelzimmer“ gemeint ist. Je mehr Detailinformationen ein VPA hat, desto gezielter und selbstständiger wird er die ihm anvertrauten Aufgaben erledigen können.

aufgabenliste assistent

Wer mit seinem VPA einen freundlichen Umgangston pflegt, wird darauf zählen können, das sein persönlicher Einsatz umso größer ist. Niemals sollte man vergessen, dass auch hinter den Virtuellen Persönlichen Assistenten, Menschen aus Fleisch und Blut sitzen, die sich um die bestmögliche Erledigung der angefragten Aufgaben kümmern. Denn VPAs sind Dienstleister und arbeiten mit jedem einzelnen Auftrag an ihrem guten Ruf. Es bleibt nicht aus, dass man für die Erledigung mancher Aufgaben, das eine oder andere Private besprechen muss, um bestimmte Aufgaben zur Zufriedenheit organisieren zu lassen. VPAs sind eben wirklich „persönliche“ Assistenten und eine gute langfristige Zusammenarbeit, baut auf gegenseitiges Vertrauen. Deshalb gehört auch die absolute Verschwiegenheit einer seriösen Agentur für VPAs zur Geschäftsgrundlage.

 

virtuelle frage

Ein VPA hilft!

Ein virtueller Assistenten kann fast jede Aufgabe erledigen die keine physische Gegenwart benötigt, , sei es geschäfts-bezogen oder persönlich. Wenn eine Aufgabe über das Internet, per E-Mail, Fax, Telefon oder Chat ausgeführt werden kann, so übernimmt sie ein virtueller Assistent professionell und kompetent.